提高執(zhí)行力，努力做好辦公室工作

辦公室副主任  陳震源

4月28日，金彪董事長在集團公司全體干部職工大會上給大家上了一堂生動的黨課，我聽后深有感觸，下面我就如何轉變工作作風，提高執(zhí)行力，做好辦公室工作提出幾點看法，不妥之處，請大家批評指正。

一、對執(zhí)行力的理解和認識

董事長在4月28日的報告中提到“執(zhí)行力就是理解、貫徹、落實、執(zhí)行決策任務的能力”。從辦公室的角度來看，辦公室的主要職責就是做好辦文、辦會、辦事以及綜合、信息、督查、信訪、后勤、接待等各種工作，為領導服務、為各部門服務，為基層服務，概括地講，就是參與政務出良謀、管理事務求效益、提高服務講質量。這些職責實際上都是執(zhí)行，可以說，執(zhí)行力貫穿于辦公室工作的方方面面。我認為辦公室執(zhí)行力應包含以下六個方面的能力：

一是領悟力。也就是 “知道做什么”，是指辦公室人員能夠真正理解、領會領導交辦事項的主旨和意圖，并在執(zhí)行的全過程中能對各種影響因素進行準確判別和正確反應的能力。這是有效執(zhí)行領導意圖的基礎，是辦公室執(zhí)行力的基石，有好的領悟力，才會有好的執(zhí)行力。否則將事與愿違，南轅北轍。

二是責任心。也就是 “主動積極地去做”，主觀上要有完成領導交辦事項的意愿，有信心，有責任心，有使命感?？陀^上要有一套行之有效的考核獎懲制度激勵執(zhí)行人努力完成，主觀客觀相輔相成，主觀意愿與激勵體系是執(zhí)行力的保證。

三是方法。也就是 “知道如何去做”，對承辦事項系統(tǒng)分析，科學分解，制定計劃，并依據合理的任務分解結構，逐步實施，逐一落實，進而推進整體任務的完成。

四是行動。也就是 “付諸實施”，對公司內外的相關部門、人員、資源等進行系統(tǒng)整合，統(tǒng)籌執(zhí)行過程中的各個環(huán)節(jié)，直至協調一致、相互配合、同步發(fā)展。

五是溝通。也就是 “實時交流”，這種交流不但是單向，而且是雙向的，互動的。在執(zhí)行過程中需要溝通，良好的溝通可以避免誤會、消除誤解、形成共識。在執(zhí)行任務的全進程中，辦公室人員監(jiān)控執(zhí)行的各項活動和各個環(huán)節(jié)，上下左右充分溝通，關注分解相關因素的變化及其影響，及時發(fā)現偏差，確保目標的順利實現。

六是完善。也就是 “持續(xù)改進”，是以執(zhí)行目標為依據，對承辦任務的執(zhí)行效果進行分階段的、實時的自我評測和自我完善，并進行總結、提煉、升華，用以指導后續(xù)工作。

二、辦公室執(zhí)行力是公司執(zhí)行力中不可或缺的一部分

辦公室是公司承上啟下、溝通內外的橋梁和紐帶，辦公室的執(zhí)行力是公司執(zhí)行力中不可或缺的一部分，主要表現在以下三個方面：

一是上情下達。對公司研究安排的決策部署，辦公室應以最快的時間層層傳達，直至最基層。公司上情下達的過程也就是執(zhí)行力傳遞的過程。

二是督辦推進。對公司司務會議定的事項、公司的重大事項和領導關注事項，辦公室擬定督辦計劃，深入現場檢查督辦事項的進展程度，及時向領導反饋。

三是下情上呈。辦公室收集、掌握基層的信息和動態(tài)，及時呈轉基層的請示和報告，讓高層掌握基層信息。下情上呈是執(zhí)行力的完善和反饋。

三、辦公室執(zhí)行力存在的不足

一是對執(zhí)行力的重要性認識不夠。部分人員片面地認為執(zhí)行力是華而不實的舶來品，沒有上升到與公司戰(zhàn)略與決策等同高度加以重視，不知執(zhí)行力不足是橫亙于戰(zhàn)略與目標之間的最大鴻溝，而停留在 “喊口號”階段，重概念、重宣傳、輕行動。

二是工作主動性不夠。辦公室的重要使命是執(zhí)行決策、落實部署，不能只安排布置，當 “甩手掌柜”，關鍵要率先垂范、身先士卒、沖鋒陷陣。平時務虛多、務實少，在扎扎實實抓落實方面投入時間和精力小，工作中寬以待己、嚴于律人，不能躬身示范。

三是部分人員對辦公室工作的認同感不夠。認為只是繁雜的事務性工作的簡單堆砌，很難在事業(yè)上有所作為，或認為只是單純提供后勤保障服務，是 “替他人作嫁衣”的事，事業(yè)心不強，執(zhí)行觀念冷淡，主動意識缺乏。

四是溝通不夠。辦公室工作要處理好上下、左右、內外方方面面的關系，需要多聯系、勤溝通，互通有無，避免沖突。目前辦公室的確還存在溝通不暢的問題，在執(zhí)行過程中存在錯位。

五是面子文化勝于組織文化。在執(zhí)行公司決策過程中，重人情，怕得罪人， “你好我好大家好”的思想嚴重，遇到阻力就退縮，遇到問題就推諉。

六是工作標準要求低，缺乏對細節(jié)的關注。部分人員在工作中存在應付心理，得過且過，靠經驗辦事，不思進取。也有部分人員考慮問題簡單，缺乏對細節(jié)的關注，辦事粗枝大葉，不求甚解。

七是學習提升和創(chuàng)新求實精神不強。部分人員存在著安于現狀、自我滿足的心理，不注重學習和理論實踐素質的學習和提升，工作墨守成規(guī)、不求創(chuàng)新。重安排、輕督導，重表面，輕內涵。

四、提升辦公室執(zhí)行力的策略和措施

針對辦公室執(zhí)行力存在的不足，我認為，辦公室工作要提升執(zhí)行力，必須在注重示范這個形象、依靠制度這個硬實力、強化激勵這個軟實力、講究藝術這個方法上狠下功夫。

——注重示范這個形象。一個團隊負責人的示范形象好壞關乎這個團隊的執(zhí)行力強弱，也將影響團隊中每位成員。因此，作為辦公室負責人就必須具備做好表率、當好“蜂王”的素質。首先，勤于學習，提升素質是提高執(zhí)行力的基礎。作為辦公室負責人，要帶領團隊自覺加強學習，不斷地提高自己、豐富自己、充實自己，時刻都要有危機感、壓力感和緊迫感。從事辦公室工作，不僅要懂文字、會寫作，還要懂專業(yè)知識、現代管理知識、市場經濟知識、法律知識和其他知識。要使團隊成員人人成為復合型人才，成為工作崗位上的行家理手。其次，善于指揮，大膽管理是提高執(zhí)行力的關鍵。工作中，作為辦公室負責人既要當“帥”，又要當“兵”，必須主動投身到辦公室的具體工作服務中，正確引導推進各個工作向良性方向發(fā)展；充分發(fā)揮非權力因素的管理影響力，充分展示自身人格魅力，激發(fā)所有隊員的內動力，指導所有隊員養(yǎng)成良好的執(zhí)行習慣。

——依靠制度這個硬實力。辦公室工作瑣碎、繁雜，可以說是千頭萬緒，在提高執(zhí)行力過程中難免會出現這樣或那樣的問題。如何避免或解決這些問題呢？我們必須堅持制度、理順程序、依法律辦事。一方面，建章立制。根據辦公室工作需要，以規(guī)范化、標準化、科學化為目標，嚴格工作標準，規(guī)范工作程序，建立健全一整套切實可行，行之有效的規(guī)章制度，強化責任落實，做到責任分明、環(huán)環(huán)相扣、快捷高效、安全保密。另一方面，完善崗位標準。辦公室無論辦文、辦會還是辦事，都要明確具體的操作規(guī)程，嚴格按照程序辦理；強化精細化服務，針對可能出現的問題，加強檢查，嚴格把關，防止出現紕漏。

——強化激勵這個軟實力。激勵的目的在于激發(fā)團隊的工作熱情，提振信心，保持良好工作狀態(tài)。其一，打造執(zhí)行文化，以強有力的監(jiān)督措施和獎懲制度，促進所有辦公室團隊人員一心撲在工作上，肩擔責任、明確目標、忘我工作、簡潔高效，著力培育“日事日畢”和 “今天再晚也是早、明天再早也是晚”的工作理念，形成一種績效考核、監(jiān)督有力的執(zhí)行文化。其二，認可肯定隊友。在平時工作中要多肯定、多表揚，政治上關心成長，工作上遞上幫助，生活上送上溫暖，教育引導他們每天工作進步一點點，腳踏實地邁好每一步，時刻充滿工作激情，擁有平和心態(tài)；保持良好心情，擁有工作動力和活力。第三，適當物質激勵。辦公室工作十分繁雜辛苦，作為辦公室負責人，要求得領導的重視和理解，在規(guī)章制度允可條件下，千方百計地創(chuàng)造條件，盡力改善團隊隊員的工作條件和生活條件；在領導的幫助下，盡量解除團隊隊員的后顧之憂。

——講究藝術這個方法。講究辦公室工作藝術，將會大大提升執(zhí)行效果。首先，科學合理團隊架構。辦公室實質上是一個執(zhí)行團隊，唯有優(yōu)化組合，方能凝聚團隊戰(zhàn)斗力，上到正副職的配備、職責分工，下到文秘、干事的設置和使用，都要從實際出發(fā)，使每個人都成為團隊“機群”中可以自我發(fā)動的“機器”，從而達成上上下下都能良性運轉，實現每個工作目標，圓滿完成每項工作任務。其次，統(tǒng)籌協調適度有效。工作中，作為辦公室負責人，要把注意力集中在關乎全局、涉及長遠的大事上，面對情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題，加強上下內外的溝通聯系，尋求大家的理解支持，切實化解矛盾、解決問題。與此同時，在處理“抓大”與“活小”的關系上，要把握大事，不漏小事，注重細節(jié)，圍繞中心工作抓要事、干大事，出良謀、干成事，還得兼顧小事，不放過任何細節(jié)，做到不以事小而不為，不以事雜而亂為，不以事急而盲為，不以事難而怕為，竭心盡力、盡職盡責不斷提升執(zhí)行能力，爭取干好每一項工作，達成領導滿意、各部門滿意、基層滿意、員工群眾滿意等四個滿意的最佳效果。

落實就是能力，執(zhí)行就是水平。提高辦公室執(zhí)行力，就是要辦公室全體人員都樹立一種嚴謹細致、精益求精的精神，不折不扣地執(zhí)行好各項決策和工作部署，把大事做好，把小事做細，把細節(jié)做精。我相信，在今后的工作中，辦公室工作一定能更上一個臺階，為城投集團跨越騰飛貢獻做出新的貢獻。